Budgets – Planung und Kontrolle
Björn Welzel, Rechnungswesen/Meldewesen/Regulatorik, Sparda-Bank Hamburg eG1. Planung
Die Kostenplanung beginnt i. d. R. mit der Budgetierung am Jahresende für das Folgejahr. Zeitgleich findet die Überarbeitung der Langfristplanung für die nächsten z. B. fünf Jahre statt. Es wird beispielsweise nach Kostenarten gegliedert von den Budgetverantwortlichen ein Planungsvorschlag gemacht, welcher anhand von Argumenten oder Berechnungen begründet sein muss.
Innerhalb des Budgetierungsprozesses gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen; es gibt Institute, welche inklusive Projektkosten budgetieren und wiederum andere, welche die Projektkosten außen vor lassen und die Projektplanung erst im Anschluss der Budgetplanung durchführen. Diese Methode wird gern angewandt, um Projektbudget nur im Rahmen von Kosteneinsparungen zu genehmigen. Es entsteht ein Anreizeffekt, Budget einzusparen, wenn im Gegenzug Projektbudget gewährt wird. Daraus kann ein positiver Effekt entstehen, wenn es dazu führt, dass vermehrt motivierte Projektmanager Projekte aus eigenem Antrieb heraus vorantreiben dürfen, weil das Budget hierfür selbstständig erarbeitet wurde.
SEMINARTIPPS
Moderne Kosten- & Leistungsrechnung (KLR) in der Banksteuerung, 28.03.2019, Köln.8. Fachtagung Revision Risikomanagement, 25.–26.03.2019, Köln.
9. Kölner Banksteuerung-Tagung, 03.–04.06.2019, Köln.
2. Kontrolle
Gern wird am Jahresanfang ein Budgetrahmen genehmigt und erst am Jahresende ein Backtesting durchgeführt. Vernachlässigt wird gern der regelmäßige Überprüfungsprozess der Budgets, der auch die aktuelle Budgethöhe in Frage stellt. In der Praxis mag es sich einschleichen, dass am Jahresanfang ein Budget festgelegt wird, welches dann natürlich auch bis zum Jahresende ausgegeben werden muss, da im Folgejahr stets ein geringeres Budget angestrebt wird. Wir müssen uns von dieser Betrachtungsweise trennen. Stattdessen sollte eine regelmäßige Kontrolle der Budgetauslastung erfolgen. Hier eignen sich Kostenreports, um die Verantwortlichen zu sensibilisieren. Ob diese in Form von Kostenstellen, Kostenartenberichten oder nach Funktionsbereichen aufgegliedert sind, spielt hierbei nicht die entscheidende Rolle. Wichtig ist, dass den Budgetverantwortlichen die Entwicklung Monat für Monat klar aufgezeigt wird. Auch Austauschrunden, in denen regelmäßig die aktuellen Zahlen diskutiert werden, bieten sich in diesem Zusammenhang an. Wenn die Ist-Zahlen von den Planzahlen abweichen, sollten Budgets freigegeben bzw. erhöht werden; eine so entstehende Rollierende Planung innerhalb des Jahres vereinfacht die nächste Planung. Hierbei sollte es ebenfalls kein Tabu sein, wenn aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen Budgets erhöht werden müssen, weil mit dieser Einstellung eine schlanke Planung erst möglich gemacht wird. Wer im Falle einer Anfrage einer Nachbudgetierung mit Repressalien zu rechnen hat, wird in der Zukunft vernünftigerweise Puffer in seiner Planung bilden. Lassen Sie es gar nicht erst dazu kommen.
PRAXISTIPPS
- Überprüfen Sie Ihre Budgets regelmäßig.
- Reporten Sie regelmäßig Ihre Budgetauslastungen in Form von Berichten und/oder führen Sie Diskussionsrunden ein.
- Bauen Sie keine Puffer in Ihre Budgets ein, nehmen Sie lieber unterjährige Budgetanpassungen in Kauf. Erlauben Sie somit eine schlanke Planung.
Beitragsnummer: 973