Thomas Jurk, Senior Consultant, FCH Consult GmbH
I. Erwartungen der Aufsicht an SfO & Geschäftsprozessmanagement
Die Bankenaufsicht stellt hohe Erwartungen an die Ausgestaltung der Organisationsrichtlinien und somit an das Prozessmanagement der Institute. Diese Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) ist in diesem Kontext ein Instrument für das Leitungsorgan, um strategische Ziele zu operationalisieren, bankaufsichtliche Anforderungen umzusetzen und die bankinternen Abläufe zu koordinieren und strukturieren. Die Aufsicht erwartet ein fortlaufend gelebtes Anweisungswesen, welches die Erreichung der Unternehmensziele und die Koordination der Abläufe unterstützt. Dies wird insbesondere in dynamischen Zeiten mit stets neuen internen/externen Anforderungen und geschäftspolitischen Neuerungen zur Herausforderung in der Pflege.
Zielstellung sämtlicher bankaufsichtlicher Anforderungen ist die Sicherstellung der Geschäftstätigkeit der Institute. Hierfür werden die Organisationsrichtlinien als zentraler Erfolgsfaktor des unternehmerischen Handelns von den Bankprüfern eingestuft. Die regulatorischen Anforderungen finden sich primär im KWG und der MaRisk, aber auch in den EBA-Guidelines wieder.
Feststellungen der Aufsicht im Prozessmanagement:
- Die Aktualität der Prozesse und zugehörigen Dokumente ist nicht gegeben.
- Die dokumentierten Prozesse entsprechen nicht den gelebten Arbeitsabläufen.
- Es bestehen Widersprüche auf Grund redundanter Inhalte zwischen Prozessen und den weiteren mitgeltenden Organisationsrichtlinien.
- Die Prozesse weisen regulatorische Lücken und einen mangelnder Detaillierungsgrad, z. B. in der Kontrollbeschreibung, auf.
Zum Aufbau bzw. Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Prozessmanagements sind die folgenden Instrumente erforderlich: (1) SfO-Richtlinie, (2) Technisches Zielbild, (3) Jährliche Prozessanalyse & Redaktionsprozess, (4) Notation/Modellierungskonventionen & (5) Methodik zur Einbindung von Risiken und Kontrollen in Prozesse.
II. Prozessmanagement-Werkzeuge
Die technische Ausstattung, Bedienbarkeit & Anwenderfreundlichkeit der Prozessmanagement-Werkzeuge hat sich in den vergangenen fünf bis zehn Jahren rasant weiterentwickelt. Schnittstellen zu DMS/CMS (u. a. Intranet), Browserfähigkeit, Workflow-Funktionalitäten und Risiko- und Kontrolldarstellung bieten die meisten Tools. Entscheidende Faktoren im Rahmen der Tool-Auswahl sind vielmals die institutsspezifischen Anforderungen, die bestehende IT-Systemlandschaft sowie die Konditionen der Anbieter. Die entsprechenden Kriterien & Anforderungen sind mit den betroffenen Fachbereichen (u. a. Organisation, Compliance, IT, Interne Revision) zusammen aufzunehmen und im Rahmen von Dienstleistergesprächen abzufragen.
III. Prozesslandkarte und End-to-End-Prozesse
Die einzelnen Geschäftsprozesse werden in der Ablauforganisation der SfO in einer Prozesslandkarte (PLK) strukturiert dargestellt. Die Struktur ermöglicht es, die relevanten Prozesse mit nur wenigen „Klicks“ zu erreichen und aufzurufen. Die Prozesse werden in der Regel in Steuerungs-, Geschäfts- und Unterstützungsprozesse unter Berücksichtigung des jeweiligen Geschäftsmodells aufgeteilt. Um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen und die (operationellen) Risiken prozessübergreifend steuern zu können, werden die Geschäftsprozesse in einer End-to-End-Perspektive gegliedert.
IV. Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Abteilungsorientierung wird mit der Einführung von End-to-End-Prozessen aufgebrochen und in die fachliche Verantwortung des Prozessverantwortlichen und disziplinarische Verantwortung der Führungskraft (Abteilungs-/Bereichsleiter) überführt.
Je nach Ausgestaltung des Prozessmanagements (dezentrale/zentrale Strukturen) kann der prozessverantwortliche Fachbereich durch die Bankorganisation bei der Erfassung & Pflege der Prozesse unterstützt werden. In der Regel nimmt die Bankorganisation die Rolle „Hüter der Struktur“ ein, um die gesamte SfO langfristig konsistent zu halten. Demgegenüber übernimmt der Prozessverantwortliche die fachliche Verantwortung und ist für die Umsetzung der regulatorischen Anforderungen, die Aktualität, Vollständigkeit, Handlungssicherheit der Mitarbeiter und fachlichen Richtigkeit zuständig.
V. Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und Bankorganisation
Besonders die Abgrenzung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zwischen dem prozessverantwortlichen Fachbereich und der Bankorganisation bzw. Unternehmensentwicklung sind zu definieren. Die Zusammenarbeit führt sonst vielmals zu unterschiedlichen Erwartungshaltungen der Beteiligten und in der Folge zu vermeidbaren Konflikten.
VI. Prozesskennzahlen sowie Risiken und (Schlüssel-)Kontrollen
Wie einleitend beschrieben, wird die Operationalisierung der strategischen Vorgaben des Leitungsorgans in der SfO und somit in den Prozessen von der Aufsicht erwartet. Hierzu gehört die Ausrichtung der Geschäftsprozesse auf die Geschäfts- und Risikostrategie sowie die Steuerung der Prozesse mittels Kennzahlen und Kontrollen. Durch entsprechende Prozesskennzahlen und risikoorientierte Kontrollhandlungen kann die Zielerreichung unterjährig gesteuert und mit den bankinternen Abläufen sichergestellt werden.
FCH PraxisDigital: Zertifikat zum (Geschäfts-)Prozess-Manager im Bankensektor
6 Module Fachwissen zum (Geschäfts-)Prozessmanagement kompakt oder auch einzeln buchbar! • 09.10./23.10./06.11./20.11./27.11. & 04.12. – jeweils von 09:00 –11:30 Uhr – Online-Veranstaltung
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
FCH PraxisDigital: Zertifikat zum (Geschäfts-)Prozess-Manager im Bankensektor“
Kostenfreie Einführungsveranstaltung für Seminarteilnehmer!
Freitag, den 02.10.2020 von 09:00 bis 10:30 Uhr (Online-Veranstaltung)
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Terminübersicht zu den einzelnen Modulen der Online-Qualifizierung:
FCH PraxisDigital: "Zertifikat (Geschäfts-)Prozess-Manager im Bankensektor"
Modul 1 | Freitag, den 09. Oktober 2020
Thema: Aufsichtsrechtliche Einordnung und Grundlagen im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Modul 2 | Freitag, den 23. Oktober 2020
Thema: Prozessmanagement-Werkzeuge im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Modul 3 | Freitag, den 06. November 2020
Thema: Prozesslandkarte und End-to-End-Prozesse im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Modul 4 | Freitag, den 20. November 2020
Thema: Rollen und Verantwortlichkeiten im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Modul 5 | Freitag, den 27. November 2020
Thema: Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und Bankorganisation im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Modul 6 | Freitag, den 04. Dezember 2020
Thema: Prozesskennzahlen sowie Risiken und (Schlüssel-)Kontrollen im (Geschäfts-)Prozessmanagement
Sie haben Fragen? Sprechen Sie mich gerne an:
Thomas Jurk
Senior Consultant
FCH Consult GmbH
http://www.fchconsult.de
Mobil: +49 176 34 661 121
E-Mail: Thomas.Jurk@FCH-Gruppe.de
Beitragsnummer: 9543