Jan Meyer im Hagen, Senior Consultant / Prokurist, FCH Consult GmbH

Die BaFin hat auf ihrer Homepage wichtige Informationen zur Covid-19-Lage veröffentlicht, die regelmäßig ergänzt und aktualisiert werden. Auch die Tätigkeit der Internen Revision wurde dort bereits thematisiert. Hier geht es insbesondere um die Notwendigkeit einer Anpassung der Prüfungsplanung an die veränderte Situation. Die BaFin billigt der Internen Revision – wie bisher – einen gewissen Gestaltungsspielraum bei der zeitlichen und inhaltlichen Planung der Prüfungen zu. Gleichzeitig wird aber auch angemerkt, dass die Verschiebung von einzelnen Prüfungen nicht mit einem Verzicht auf Prüfungshandlungen in ganzen Geschäftsbereichen verbunden sein darf. Kein Trainer würde den Torwart vom Platz nehmen, wenn gerade im gegnerischen Spielfeld ein Freistoß erfolgt. Die Interne Revision hat – in diesem Bild als Torwart bzw. dritte Verteidigungslinie – gerade in der Krise eine wichtige Funktion, auf die der Vorstand eines Instituts nicht nur aus aufsichtsrechtlichen, sondern vor allen Dingen auch aus wirtschaftlichen Gründen nicht verzichteten sollte.

Verschieben ja – Verzichten nein: Was bedeutet das konkret? 

BERATUNGSTIPP

Quality Assessment & Performance-Analyse der Internen Revision.

Im zweiten Quartal 2020 sollte zunächst jede Revisionsleitung eine Überarbeitung der Planung für das Jahr 2020 vornehmen und die Risikobewertung der Prüffelder vor Hintergrund des Notbetriebs und der Risiken, die sich aus der Krise ergeben, überprüfen. In den Prüffeldern mit einem hohen Risiko sollten auf jeden Fall noch im Jahr 2020 angemessene Prüfungshandlungen vorgenommen werden. Auch wenn das „Standardprüfprogramm“ hier nicht mehr sinnvoll erscheint, sollen in diesen Bereichen stets folgende Prüfungen möglich sein:

• Aufsichtsrechtliche Pflichtprüfungen – hier kann ggf. die Art bzw. der Umfang der Prüfungshandlungen angepasst werden,
• prüferische Begleitung wesentlicher Veränderungsprozesse – auch bezogen auf krisenbedingte Anpassungen,
• Datenanalysen und punktuelle Einzelfallbetrachtungen zur Ermittlung kritischer Portfolioentwicklungen und Identifikation von Prozessschwächen,
• Sonderprüfungen im Fall wesentlicher Schäden oder Unregelmäßigkeiten.

BUCHTIPP

Helfer/Geiersbach/Riediger/Hanenberg (Hrsg.): Interne Kontrollsysteme in Banken und Sparkassen, 3. Aufl. 2020.

Auch die Manipulationsanfälligkeit von Prozessen ist in die Neujustierung der Risikobewertung einzubeziehen. Das Risiko des externen Betrugs ergibt sich etwa durch Manipulationen bei der Antragsstellung von Sonderkrediten. Auch interner Betrug, z. B. durch die Unterschlagung von Kundengeldern, kann durch wechselnde Mitarbeiter in Folge von Filialschließungen oder durch ein mangelhaftes Kontrollbewusstsein (z. B. Begünstigung von Gefälligkeitskontrollen aufgrund Remote-Work) gefördert werden. Sofern die neue Risikoeinschätzung der Prüffelder auf diesbezügliche Manipulationsrisiken hinweist, sollten sowohl die Kontrollhandlungen der Zentralen Stelle lt. § 25h KWG als auch die Prüfungshandlungen der Internen Revision entsprechend ausgerichtet werden.

Die Praxis zeigt, dass auch in Krisenzeiten in nahezu allen Geschäftsbereichen Prüfungshandlungen möglich sind – auch wenn Vor-Ort-Prüfungshandlungen in Zeiten von Remote-Work nicht immer sinnvoll sind. Viele prozessbezogene Kontrollen werden mittlerweile systemseitig sichergestellt bzw. dokumentiert. Datenanalysen und Instrumente des „Process-Mining“ können hier sogar deutlich effizienter als klassische Einzelfallprüfungen sein. Beispielsweise können Daten aus dem Meldewesen oder Bilanzdaten von Kreditnehmern nach entsprechender Aufbereitung für eine Prüfung des Kreditgeschäfts herangezogen werden. 

SEMINARTIPPS

17. Kreditrevisions-Tage 2020 in Berlin, 28.–29.09.2020, Berlin.

Im Prüfungsfokus: Wesentliche Prozesse, Projekte und AT 8.2, 08.10.2020, Frankfurt/M.

Prüfung der Internen Revision durch die Bankenaufsicht, 21.–22.10.2020, Frankfurt/M.

Nutzen Sie die Krise als Gelegenheit, die übliche Vorgehensweise der Internen Revision bei der Planung, Durchführung und Berichterstattung zu hinterfragen und dabei die ohnehin nach den MaRisk regelmäßig gebotene Überprüfung der Revisionsmethoden und der -qualität durchzuführen und ggf. verfügbare Standards einzuführen damit die Prüfungen im stark veränderten Umfeld weiterhin wirksam aber gleichzeitig effizient gestaltet werden können.

PRAXISTIPPS

• Eine Verschiebung von Prüfungen kann nur auf Grundlage einer Risikoneubewertung der Prüffelder und einer nachvollziehbaren Dokumentation der Plananpassung erfolgen. Beziehen Sie dabei auch die gestiegene Manipulationsanfälligkeit mit ein.
• Auch wenn Vor-Ort-Prüfungen nicht oder nur eingeschränkt möglich sind, können viele Prüfungshandlungen der Internen Revision durch Datenanalysen und den Zugriff auf elektronische Dokumente trotzdem sachgerecht durchgeführt werden.
• Die Krise ist eine ideale Gelegenheit zur Überprüfung und Nachjustierung der Revisionsprozesse. Das Ziel sollte dabei eine wirksame und gleichzeitig effiziente Interne Revision sein, welche sich schnell auf Veränderungen einstellen kann.