Dr. Michael Schiwietz, Direktor Innenrevision, UniCredit Bank AG
Revisionsberichte sind wesentlicher Informationsträger für die Prüfungsergebnisse der Internen Revision und damit entscheidend für deren Wirksamkeit und Wahrnehmung bei internen und externen Stakeholdern. Sie liefern Transparenz und bringen die Kompetenz und Zuverlässigkeit der Innenrevisionsfunktion zum Ausdruck. Klare und prägnante Botschaften, leserorientierte Argumentationen, nachvollziehbare Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge sowie konsistente und verständliche Aussagen zu Materialität und Auswirkungen von Schwachstellen und deren Behebung sind wesentliche Elemente zielführender Revisionsberichte.
Die Art des Berichtschreibens und vor allem die Klarheit und Prägnanz der Berichtsaussagen beeinflusst dabei wesentlich auch das Prüfungsvorgehen selbst. Nur was hinreichend hinterfragt wurde, kann punktgenau berichtet werden. Ein beschreibender, an Formalien orientierter und vage formulierter Prüfungsbericht erlaubt es dem Prüfer auch prüferisch an der Oberfläche zu bleiben. Punktuierte, interpretationsfreie und bewertende Aussagen erfordern es dagegen dem Prüfungsgegenstand sowie möglichen Schwächen und deren Ursachen auf den Grund zu gehen. Prägnante Berichte sind damit auch ein Hebel zur Förderung der Effektivität der Prüfungstätigkeit.
SEMINARTIPP
Prozessorientierte Prüfungslandkarten & Berichte für die Revision, 25.04.2018, Berlin
Ausgangspunkt aller Überlegungen zum Berichtschreiben ist stets eines: der Leser und dessen Bedürfnisse und Erwartungen. Um zutreffend verstanden und wahrgenommen zu werden, ist es entscheidend, aus dem Blickwinkel des Berichtsempfängers zu kommunizieren, dessen Kenntnis- und Erfahrungsstand zu berücksichtigen und eine leserorientierte Sprache zu verwenden. Was benötigt und was erwartet der Leser? Kommen meine Botschaften an, und wie kommen sie an? Im Gegensatz zu literarischen Texten, die primär ein Objekt der Verwirklichung des Autors darstellen, liegen Sinn und Wert eines Revisionsberichtes in der Klarheit der Information für den Leser sowie dessen konkreter Aufforderung zum Handeln wo erforderlich. Die Erfahrung zeigt aber, dass gerade dieser Perspektivenwechsel auch erfahrenen Prüfern häufig eher schwer fällt und Übung erfordert.
Entscheidend dafür, was tatsächlich berichtenswert ist, ist somit die Relevanz für den Leser. Was muss und was will der Leser wissen? Dies erfordert ein Gespür für Substanz und Prioritäten beim Berichtschreiber. Zweifelsfrei bestehen gerade hinsichtlich der Berichtsdetails unterschiedliche Erwartungen abhängig von Funktion und Hierarchie der Berichtsempfänger. Allen gemeinsam ist aber in allererster Linie zu verstehen, ob es relevante Problemfelder gibt, was deren Ursachen und potenzielle Auswirkungen und Risiken sind, und ob und bis wann diese aus der Linie heraus behoben werden können, oder ob besondere Aktionen beispielsweise auch von Seiten der Geschäftsleitung erforderlich sind.
Der Umfang eines Revisionsberichtes korreliert damit mit dem Prüfungsergebnis. Berichte mit positivem Prüfungsergebnis enthalten in diesem Sinne meist wenige oder gar keine berichtenswerten Einzelthemen. Die Berichtsaussagen können knapp und zusammenfassend gehalten werden. Ein schlechtes Prüfungsergebnis erfordert dagegen in der Regel tiefergehende erläuternde Aussagen zu Kernursachen, Auswirkungen und Risiken der Schwachstellen sowie Hintergrundinformationen zu Rahmenbedingungen, welche die Probleme begünstigen. Es ist dagegen nicht Aufgabe eines Revisionsberichtes, Prozesse, Kontrollen, Datenflüsse oder Verfahren inhaltlich darzustellen und zu beschreiben. Auch ist der Bericht nicht als Tätigkeitsnachweis des Prüfers zu verstehen.
Maßnahmen und Aktionspläne sind ein wichtiges Element der Wirksamkeit der Revisionstätigkeit. Allein das Aufzeigen von Problemen trägt nur bedingt zur Verbesserung von Prozessen und Kontrollen bei. Konkrete, effektive, auf Problemursachen abzielende und nachhaltig lösungsorientierte, Maßnahmen sind dagegen Kennzeichen einer wirksamen Innenrevision. Hierbei kommt das „SMART-Prinzip“ zum Tragen. Maßnahmen sollten vor allem fünf Kriterien erfüllen: Konkreter Handlungsbedarf und Verantwortlichkeiten („specific“), realistisch umsetzbar („achievable“), Messbarkeit der Umsetzung („measurable“), Nachhaltigkeit („reliable“) und zeitliche Terminierung („time-bound“).
Vieles mag beim Schreiben von Revisionsberichten als intuitiv erscheinen. Die Erfahrung zeigt jedoch, wie wichtig es ist, die Prüfer und Prüfungsleiter entsprechend zu schulen und ihnen einfach umzusetzende Vorgaben und Guidelines an die Hand zu geben. Neben dem zeitlichen Aufwand für die Berichterstellung selbst reduzieren diese letztlich auch den Aufwand für die nachgelagerte Qualitätssicherung.
PRAXISTIPPS
- Als ihr wesentliches und wichtigstes Kommunikationselement sollte die Innenrevision besonderen Wert und Fokus auf das Formulieren von Prüfungsberichten legen.
- Indem sie einfache Grundprinzipien des Berichtschreibens berücksichtigt und internalisiert, steigert die Revision die Klarheit, Transparenz und Wahrnehmung beim Leser und strahlt dadurch selbst eine höhere Kompetenz aus.
- Gut geschriebene Prüfungsberichte sind kurz, klar, prägnant und vor allem leserorientiert. Transparente Aussagen zu Problemursachen, Materialität und potenziellen Auswirkungen von Schwachstellen wecken die Emotion des Lesers und sensibilisieren Ihn für die Relevanz des erforderlichen Handlungsbedarfs.
- Revisionsinterne Berichtsstruktur-, Argumentations- und Formulierungsstandards können es dem einzelnen Prüfer deutlich erleichtern, einen Bericht zu schreiben. Dies führt als Nebeneffekt zu einem signifikanten Zeit- und Effizienzgewinn.
- Maßnahmen und Aktionspläne nach dem SMART-Prinzip fördern die tatsächliche und nachhaltige Behebung von Schwachstellen.
Beitragsnummer: 457