Michael Helfer, Vorstand, FCH AG
Ein effektives internes Kontrollsystem (IKS) ist unerlässlich, um materielle Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie sich auf die Geschäftsbilanz Ihres Institutes auswirken. Historische Beispiele zeigen immer wieder, wie gravierende Fehler durch eine fehlende oder mangelhafte Kontrolle unentdeckt bleiben konnten – mit weitreichenden Folgen für die betroffenen Unternehmen.
Die Bankenkrise 2008 ist ein prominentes Beispiel dafür, wie Kontrollsysteme versagten. Viele Finanzinstitute konnten das Risiko toxischer Wertpapiere nicht ausreichend bewerten. Dabei wären die Anzeichen vorhanden gewesen, wenn das IKS ausreichend robust und unabhängig gewesen wäre. Banken, die funktionierende Systeme und Prüfmechanismen besaßen, konnten hingegen rechtzeitig eingreifen und ihre Risiken reduzieren.
Auch in der jüngeren Vergangenheit hat der Wirecard-Skandal gezeigt, dass fehlende oder ineffektive Kontrollen zu erheblichen finanziellen und reputationsbezogenen Schäden führen können. Interne Kontrollsysteme sollten so aufgestellt sein, dass sie nicht nur grobe Fehler aufdecken, sondern auch kleine Unstimmigkeiten, die sich potenziell zu gravierenden materiellen Risiken entwickeln können.
Ein gut funktionierendes IKS basiert auf mehreren Schlüsselprinzipien:
Unabhängigkeit der Kontrollinstanzen: Ein IKS muss unabhängig und objektiv sein. Wenn Kontrollmechanismen innerhalb derselben Abteilung oder zu nahe am operativen Geschäft angesiedelt sind, besteht die Gefahr von Interessenkonflikten. An dieser Stelle fällt mir ein Praxisbeispiel ein, was ich vor einigen Jahren in einer Bank aufgedeckt habe. Dort war die Zahlungsverkehrsfunktion für die Geldanlagen des Instituts, gleichsam die Funktion, welche die Freigaben durchgeführt und am Folgetag die Kontobewegungen nachvollzogen hat (in der Buchhaltung) und das in Personalunion.
Risikoorientierter Ansatz: Das IKS muss risikoorientiert sein und sich kontinuierlich an veränderte Marktbedingungen anpassen. Fehler entstehen oft dort, wo Prozesse nicht regelmäßig überprüft oder an neue Risiken angepasst werden. Institutionen, die ein dynamisches Kontrollsystem pflegen, erkennen potenzielle Risiken deutlich früher.
Technologische Unterstützung: Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen müssen Kontrollsysteme technologisch unterstützt werden. Big Data und KI-gestützte Analysen ermöglichen es, Anomalien zu erkennen, die von traditionellen Systemen übersehen werden könnten.
Kultur der Offenheit: Eine offene Kommunikationskultur innerhalb der Organisation ist essenziell, um Fehler nicht nur zu erkennen, sondern auch proaktiv zu verhindern. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter sich ermutigt fühlen, Risiken und Fehler anzusprechen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen.
Für Führungskräfte der internen Revision, Compliance-Beauftragte und Vorstände bedeutet dies, dass sie nicht nur auf technische Lösungen setzen dürfen, sondern auch die richtige Kontrollkultur etablieren müssen. Nur so lassen sich materielle Fehler, wie sie in der Vergangenheit oft verheerende Auswirkungen hatten, frühzeitig erkennen und abwenden.
In diesem Sinne: „Fehler sind nützlich. Aber nur, wenn man sie schnell findet“ (John Maynard Keynes, Ökonom).
Beitragsnummer: 22780