Montag, 21. November 2022

Das geänderte Nachweisgesetz – Herausforderungen für Finanzinstitute

Handlungsdruck zur Anpassung aller Arbeitsverträge?

Dr. Thorsten Christoffer, Stellv. Bankdirektor, Abteilungsleiter Personalpolitik & -controlling der Helaba

Das geänderte „Nachweisegesetz“ ist zum 01.08.2022 in Kraft getretenen. Änderung im deutschen Nachweisegesetz (NachwG) ist die Umsetzung der EU-Richtlinie (EU) 2019/1152 (Arbeitsbedingungen-Richtlinie), die den Schutz der Arbeiter/-innen in der EU sowie mehr Transparenz über geltende Arbeitsbedingungen bezweckt. Anders als bisher haben alle Unternehmen in Deutschland transparent über eine Vielzahl von Arbeitsbedingungen zu unterrichten und bei Nichteinhaltung ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000 pro Einzelfall zu befürchten. Der Katalog der zu dokumentierenden Arbeitsbedingungen wurde in § 2 Abs. 1 NachwG entsprechend erweitert. 

Das geänderte Nachweisegesetz betrifft sämtliche Arten von Arbeitsverhältnissen (u. a. auch Berufsausbildungsverhältnisse). Institute sind verpflichtet, bei Neuarbeitsverträgen, die ab dem 01.08.2022 beginnen, den neuen Transparenzanforderungen von Beginn an zu genügen. Bei Neuarbeitsverträgen haben Institute den geänderten gesetzlichen Verpflichtungen also eigeninitiativ nachzukommen. Bei Altverträgen, die vor dem 01.08.2022 abgeschlossen wurden, müssen Institute nur auf Verlangen der Beschäftigten die neuen Informationen erteilen.

Die inhaltlichen Anforderungen des aktuellen NachwG sind teilweise sehr umfangreich. So wird beispielsweise nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG neu von Arbeitgebern verlangt, über das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren zu informieren. Sollen Institute nun verpflichtet sein, über die gesamten Einzelheiten eines Kündigungsschutzverfahrens zu unterrichten? 

Institute müssen zukünftig ihre Beschäftigten schriftlich über deren wesentliche Arbeitsbedingungen informieren. Anders als die EU-Richtlinie schließt das deutsche Nachweisgesetz die elektronische Form ausdrücklich aus (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG). Das bedeutet, dass bei zu dokumentierenden Arbeitsbedingungen eine eigenhändig zu unterschreibende Urkunde angefertigt werden muss (§ 126 BGB). Ob es unter praktischen Gesichtspunkten Sinn macht, die nachweispflichtigen Arbeitsbedingungen in den Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Urkunde (sog. Beipackzettel) aufzunehmen, muss jede Bank für sich selbst entscheiden.

Bei Neuarbeitsverträgen muss bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt, seine konkrete Zusammensetzung und die Arbeitszeit vorliegen. Weitere Angaben sind dann spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen vorzulegen. Bei Altverträgen gilt grundsätzlich die Frist von sieben Kalendertagen ab Aufforderung durch Beschäftigte, es sei denn, es handelt sich um Informationen über Urlaub, betriebliche Altersversorgung, Pflichtfortbildungen, Kündigungsschutzverfahren oder sonst anwendbare Kollektivverträge. Hier wird eine Frist von einem Monat ab Auskunftsverlangen in Gang gesetzt.

Institute sind gut beraten, die gesetzlichen Neuerungen ernst zu nehmen und ihren internen HR-Prozess auf Anpassungsbedarf zu überprüfen. Sofern die Niederschrift von wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen nicht, nicht rechtzeitig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Form oder nicht rechtzeitig ausgehändigt werden, droht zukünftig ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000 pro Einzelfall. Welche Behörde entsprechende Ordnungswidrigkeiten zukünftig ahnden wird, hängt vom jeweiligen Landesrecht ab. Im Zweifel werden es die zuständigen Gewerbeaufsichtsämter oder andere Bezirksregierungen sein, die entsprechende Bußgeldbescheide erlassen. Umfang und Kontrolle sowie Sanktionierungspraxis durch die zuständigen Behörden bleiben abzuwarten. Allerdings ist bereits jetzt erkennbar, dass Personalabteilungen mit der zweckentfremdeten Geltendmachung des Informationsrechts nach dem NachwG im Rahmen von arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen konfrontiert werden. 

Arbeitsgerichte werden sich wohl auch mit den weitergehenden Fragen beschäftigen müssen, ob Verstöße gegen das neue NachwG zu einer Schadensersatzpflicht führen können, oder ob Beschäftigten wegen der Nichterfüllung der Nachweispflichten ein Zurückbehaltungsrecht an deren Arbeitsleistung zusteht. Zu fragen ist auch, ob das Nichteinhalten der Pflichten aus dem NachwG bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten über Arbeitsbedingungen zu einer Beweiserleichterung oder gar Beweislastumkehr für Beschäftigte führen kann.

PRAXISTIPPS

  • Das geänderte Nachweisegesetz betrifft sämtliche Arten von Arbeitsverhältnissen, Institute sind verpflichtet, bei Neuarbeitsverträgen den neuen Transparenzanforderungen von Beginn an zu genügen. Bei Altverträgen, die vor dem 01.08.2022 abgeschlossen wurden, müssen Institute nur auf Verlangen der Beschäftigten die neuen Informationen erteilen.
  • Institute müssen zukünftig ihre Beschäftigten schriftlich über deren wesentliche Arbeitsbedingungen informieren.
  • Institute sind gut beraten, die gesetzlichen Neuerungen ernst zu nehmen und ihren internen HR-Prozess auf Anpassungsbedarf zu überprüfen. Es drohen erstmals Strafen bei Verstößen von bis zu 2.000 Euro pro Fall!

Beitragsnummer: 21909

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