Strategien zur positiven Bewältigung aufsichtsrechtlicher Prüfungen

Dipl.-Kfm. Armin Wagner, Referat Interne Revision, Sparkasse im Landkreis Neustadt a. d. Aisch – Bad Windsheim [1]

Die Ankündigung einer aufsichtsrechtlichen Prüfung nach § 44 Abs. 1 Satz 2 KWG dürfte in jedem Institut zumindest ein gewisses Unwohlsein, wenn nicht sogar ein Gefühl der Anspannung auslösen. Schließlich kann man sich niemals so recht in Sicherheit wiegen, ob alle aufsichtsrechtlichen Vorgaben zur Zufriedenheit der Prüferinnen und Prüfer umgesetzt sind. Angesichts der Vielzahl an verschiedenen Regelungsinhalten besteht die latente Gefahr, dass sich – trotz aller Bemühungen – in dem einen oder anderen Geschäftsbereich „schlafende Hunde“ verbergen, die im Verlaufe der Prüfung offenbar werden. 

Dabei lassen sich von Seiten des geprüften Instituts durchaus Strategien anwenden, um die Anzahl der zu treffenden Feststellungen möglichst gering zu halten bzw. auf ein möglichst geringes Maß der Mängelkategorisierung zu begrenzen. 

Für die meisten Institute kommt die Ankündigung einer aufsichtsrechtlichen Prüfung nicht aus heiterem Himmel. Ist seit der letzten Prüfung bereits eine längere Zeitspanne vergangen oder sind bestimmte Geschäftsbereiche bis dato ungeprüft, deutet dies in der Regel darauf hin, dass bald ein „Besuch“ der Damen und Herren der Deutschen Bundesbank oder einer anderen, von der BaFin beauftragten Prüfungsgesellschaft, ansteht. 

Maßnahmen vor Beginn der Prüfung

Gelangt man zur Einschätzung, dass dies in absehbarer Zeit der Fall sein wird, so ist es ratsam, einen Vorab-Check der im Institut etablierten Aufbau- und Ablaufprozesse durchzuführen. Grundsätzliche Fragen, die man sich hierbei stellen sollte:

• Sind sämtliche Geschäftsabläufe MaRisk-konform ausgestaltet?
• Bestehen aussagekräftige und in der Praxis anwendbare Organisationsrichtlinien?
• Werden Öffnungsklauseln in Anspruch genommen und falls ja, in welchen Bereichen?
• Könnten Prüfungsfeststellungen, die bei anderen Instituten getroffen wurden, im eigenen Institut analog auftreten? 

Eine derartige Überprüfung lässt sich als Inhouse-Veranstaltung unter Einbindung der relevanten Fachbereiche (z. B. Organisation, Risikocontrolling, Vorstandssekretariat, Beauftragtenwesen, Interne Revision) relativ zeit- und kostensparend durchführen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, sich externe Unterstützung ins Haus zu holen. Am Markt haben sich mittlerweile eine Reihe guter Beratungs- und Consultinggesellschaften etabliert, die sich über die Jahre hinweg einen weitreichenden Fundus an Prüfungsthemen und Fragestellungen zugelegt haben und diese jeweils mit Erkenntnissen aus der aktuellen Prüfungspraxis anreichern. Sie klopfen das beauftragende Institut dahingehend ab, ob alle wesentlichen Normen eingehalten sind. Zum Teil haben sich diese „Consultants“ bereits in einem solchen Maße spezialisiert, dass sie die Prüfungssituation quasi nachstellen und „Vorab-Interviews“ mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Instituts durchführen.

Rückt die Prüfung näher, bietet der Zeitraum zwischen dem Eingang der Prüfungsankündigung und dem Prüfungsbeginn eine letzte Gelegenheit, einen „Feinschliff“ vorzunehmen und mögliche Beanstandungspotenziale gezielt auszuräumen. Dabei gilt es jedoch tunlichst, einen „ungezügelten Aktionismus“ zu vermeiden, der bereits vor der eigentlichen Prüfung zu Stresssituationen im eigenen Institut führen würde. Vielmehr wäre es ratsam, ab einem fix definierten Zeitpunkt von weiteren Anpassungsmaßnahmen abzusehen und der anstehenden Prüfung mit dem Gefühl der bestmöglichen Vorbereitung entgegenzusehen.

Maßnahmen während der Prüfung

Der Verlauf der eigentlichen Prüfung lässt sich – unabhängig davon, ob sie als Präsenzveranstaltung oder im Remote-Betrieb durchgeführt wird – nur schwer beeinflussen. Zu viele Faktoren spielen hier eine Rolle, wie etwa: Charisma der Prüfer, Charakter und Tiefe der Fragestellungen, „Tagesform“ der interviewten Mitarbeiter, Ergebnisse vorangegangener Prüfungen usw.

Was sich jedoch institutsseitig beeinflussen ließe, ist die frühzeitige Erkennung potenzieller Feststellungsbedarfe. Hierzu bietet es sich an, dass ein sachkundiger Mitarbeiter oder eine qualifizierte Mitarbeiterin des eigenen Instituts alle wesentlichen Interviewinhalte mitprotokolliert. Hier bieten sich Mitarbeiter aus dem geprüften Fachbereich selbst an, aber auch Vertreter aus dem Vorstandssekretariat, der Internen Revision oder anderen fachkundigen Abteilungen wären hierfür ggf. geeignet.

Neben der Dokumentation der Prüfung an sich sollten die angefertigten Protokolle dazu dienen, den Vorstand fortlaufend über den Prüfungsverlauf und dessen Ergebnisse in Kenntnis zu setzen.

Für den Fall, dass sich bereits im Rahmen der Protokollierung Erkenntnisse über potenzielle Prüfungsfeststellungen gewinnen lassen, wäre es vorteilhaft, sich hierfür entsprechende Bewältigungsstrategien zurechtzulegen. Als mögliche Handlungsalternativen kämen in Frage:

• Sofortige Nacherstellung und Aushändigung von Unterlagen, die zur Entkräftigung des festgestellten Mangels dienen,
• Thematisierung/Relativierung der Thematik gleich zu Beginn des nächsten Interviews,
• Vereinbarung eines zeitnahen Gesprächstermins außerhalb der Interviewphase mit dem zuständigen Prüfer.

Keinesfalls sollten erkennbare gewichtige Feststellungen vom Institut unkommentiert hingenommen werden! Ein desinteressiertes Verhalten des Instituts wäre hier fatal. Obwohl die unmittelbare Einleitung entsprechender Korrekturmaßnahmen zweifelsohne mit einem hohen zeitlichen und arbeitstechnischen Aufwand verbunden ist, gibt sie doch den Prüfern zu erkennen, dass man von vorneherein gewillt ist, für eine bestmögliche Umsetzung zu sorgen und somit das eigene Institut vor weiteren Unannehmlichkeiten zu schützen. 

Auf alle Fälle wäre es ratsam, sowohl im Rahmen des Zwischenfeedbacks als auch im finalen Abschlussgespräch auf die eingeleiteten und die bereits umgesetzten Maßnahmen in deutlicher Form aufmerksam zu machen.

Maßnahmen nach Beendigung der Prüfung

Die Prüfungspraxis hat gezeigt, dass Eingebungen von Instituten nach dem erfolgten Abschlussgespräch in der Regel über eine geringe Relevanz verfügen, die von den Prüfern bereits festgelegten Prüfungsergebnisse und Mängelkategorisierungen wirksam zu beeinflussen. Umso mehr wäre es wichtig, im Verlauf der Prüfung tätig zu werden und innerhalb dieses Zeitraums alle Möglichkeiten an verfügbaren Beeinflussungspotenzialen auszuschöpfen. 

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass frühzeitig mit der Abarbeitung der festgestellten Mängel begonnen werden sollte. So lassen sich die im Institut latent vorhandenen Schwachstellen möglichst schnell beseitigen und es entstehen freie Kapazitäten zur Bewältigung der täglichen Herausforderungen.

PRAXISTIPPS

Vor Beginn der Prüfung:

• Entwickeln Sie eine Sensibilität für den Zeitpunkt einer bevorstehenden aufsichtsrechtlichen Prüfung!
• Machen Sie sich Prüfungs-fit (Inhouse-Check, Consultingmaßnahmen)!
• Nutzen Sie die Zeit zwischen Prüfungsankündigung und Prüfungsbeginn zur Durchführung letzter Korrekturmaßnahmen!
• Vermeiden Sie aufkommenden Stress vor der Prüfung – die Prüfung wird spannend genug! 

Während der Prüfung:

• Scheuen Sie sich nicht vor aktiven Diskussionen mit den Prüfern!
• Leiten Sie bei erkennbaren Feststellungsbedarfen Korrekturmaßnahmen sofort in die Wege und überzeugen Sie die Prüfer mit gehaltvollen Argumenten und Unterlagen!
• Beginnen Sie bereits während der Prüfung mit der Mängelbeseitigung und geben Sie den Prüfern entsprechende Nachweise an die Hand!
• Thematisieren Sie sowohl im Zwischenfeedback- als auch im Abschlussgespräch bewusst die bereits eingeleiteten und umgesetzten Maßnahmen: 
  • ggf. Herabstufung der vorgesehenen Mängelkategorie
  • Vorteilhafte Sachverhaltsdarstellung im abschließenden Prüfungsbericht

Nach Beendigung der Prüfung:

• Im Allgemeinen geringe Beeinflussungsmöglichkeiten vorhanden
• Frühzeitiger Beginn mit der Abarbeitung der festgestellten Mängel