Digital begutachten: Remote Audits in der Praxis

Frank Schottenheim, Director Financial Institutions, Risikomanagement, PS Team GmbH

I. Einleitung

Im Jahr 2018 legte die International Standards Organization eine neue Version der ISO 19011 vor, des Leitfadens zur Auditierung von Managementsystemen. Darin werden als spezifische Durchführungsweise auch Remote Audits berücksichtigt. Zwar zieht der Einsatz digitaler Technologien neue Herausforderungen nach sich, doch besteht branchenübergreifend Einigkeit, dass die Vorteile der Begutachtungen ohne Zwang zur physischen Präsenz überwiegen. Wer sich Wettbewerbsvorteile in Form einer sehr hohen Reaktionsgeschwindigkeit, schlanker Abläufe und einer immensen Kostenersparnis sichern will, sollte frühzeitig Erfahrungen auf diesem Gebiet sammeln.

II. Technologie hängt vom Einsatzzweck ab 

Im ISO-Leitfaden heißt es:

„Audits können vor Ort, aus der Ferne oder in einer Kombination aus beidem durchgeführt werden. Der Einsatz dieser Methoden sollte angemessen ausgewogen sein, unter anderem auf Grundlage der Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken und Chancen.“  

Für einfach zu prüfende Sachverhalte, etwa die Existenz und den Zustand von Sicherheiten wie Fahrzeugen und Investitionsgütern, stehen Risiken und Chancen in einem sehr guten Verhältnis: Indem Reisekosten und -zeiten wegfallen, überwiegen die Vorteile. Denn die Gefahr, dass der Fahrzeughändler oder Kreditnehmer für Investitionsgüter die Ergebnisse manipuliert, ist ausgeschlossen, wenn der Auditor Tools verwendet, die speziell auf die Bestandsprüfung zugeschnitten sind.

1. Objektdokumentation per App

In diesen Anwendungsfällen müssen die Ansprechpartner beim Kunden lediglich eine App herunterladen, die mit einem Web-Frontend verbunden ist. Über dieses Frontend weisen ihnen Finanzierer diverse Prüfaufträge zu: Sie müssen einige Fotos anfertigen, die es der Bank oder Leasinggesellschaft ermöglichen, das Objekt eindeutig zu identifizieren. Bei Maschinen und anderen Investitionsgütern geschieht dies in der Regel über Seriennummern, Hersteller und Modell und sonstige eindeutige Merkmale. Bei Fahrzeugen fotografiert der Nutzer zusätzlich die ZB II und es besteht die Möglichkeit, die erfasste FIN mit den Auftragsdaten abzugleichen.

2. Sicherheitsfeatures

Damit sich das Risikomanagement guten Gewissens auf die Ergebnisse des Remote Audits verlassen kann, hat PS Team verschiedene Sicherheitsfeatures in die Basisvariante des digitalen Bestandsprüfungstools integriert:

• Der Standort wird mit GPS-Daten lokalisiert und überprüft.
• Zeitstempel geben Auskunft über Tag und Uhrzeit der Aufnahmen.
• Benachrichtigungen per SMS und E-Mail sowie Plausibilitätsprüfungen lassen sich in den Workflow integrieren.

3. Remote Audits mit der Video-App

Was für die Bestandsprüfung überschaubarer Assets wie Fahrzeuge und Standardmaschinen praktikabel ist, reicht für komplexe Anlagen und Prozesse nicht aus. Für ein breites Spektrum an Remote Audits haben wir die Anwendung Dragonfly – Remote Audit Solution entwickelt. Auch diese vollumfängliche Live-Streaming-App wird aufs Smartphone geladen. Im Rahmen einer Videokonferenz können Objekte und Umgebungen ausführlich begutachtet werden. Die Aufnahmen werden mit Datum, Zeitstempel und GPS-Daten protokolliert und stehen nach der Session allen Beteiligten in Form von Video-Streams, Fotos und Ergebnisprotokollen zur Verfügung.

III. Ist die Software für Audits ausgelegt?

Die detaillierte Dokumentation der Bild- und Videoaufnahmen legt nahe, dass für Remote Audit Software andere Maßstäbe gelten als beispielsweise für Zoom, Teams und Co. Bei der Wahl der Technologie sollte der Einsatzzweck, die sichere Begutachtung von Objekten, im Vordergrund stehen. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Anforderungen.

1. Manipulationssicherheit

Häufig wird auf die Gefahr hingewiesen, dass das zu auditierende Unternehmen durch die zwischengeschaltete Technik den Gesamteindruck und damit das Ergebnis beeinflussen kann. Dem hat PS Team vorgebeugt, indem die Auditoren den gesamten Prozess steuern. Mitarbeitende beim Kunden, die die Maschine mit ihren Smartphones filmen, folgen den Anweisungen der Auditoren. Vom Schreibtisch aus können sie nach Belieben Details heranzoomen und Schäden oder ähnliches fotografieren.

2. Handhabbarkeit

Es versteht sich von selbst, dass die eingesetzte Technologie sich weder zwischen Auditor und zu auditierendem Unternehmen stellen noch vom eigentlichen Zweck der Session ablenken darf. In diesem Sinne heißt es in einem von der Deutschen Akkreditierungsstelle übersetzten Leitfaden des International Accreditation Forums: „Bei der Nutzung von IKT müssen Auditoren/Begutachter und andere Beteiligte (z. B. Drohnenpiloten, technische Experten) über die Kompetenz und Fähigkeit verfügen, die eingesetzten Informations- und Kommunikationstechnologien zu verstehen und zu nutzen, um die gewünschten Audit-/Begutachtungsergebnisse zu erzielen.“

Technologieanbieter sollten das Ziel verfolgen, mit einer sehr guten User Experience die Anforderungen an die Kompetenz so niedrig wie möglich zu halten. Auf diese Weise bauen sie praktische und mentale Hürden ab. Daher liefert PS Team die Remote-Audit-Lösungen per App ohne eigene Hardware aus: User benötigen lediglich das ihnen vertraute eigene Endgerät. Vom Herunterladen der mobilen Anwendung bis zum Abschluss des Audits und Versand der Dokumentationen ist der gesamte Workflow so einfach und komfortabel wie möglich gestaltet und auf das Wesentliche konzentriert.

Auf den ersten Blick bieten Datenbrillen für den Erfasser einen hohen Komfort, doch zeigen Berichte aus der Praxis die Grenzen dieser Technologien auf: Zum einen reagieren die Beteiligten oft befangen auf die mit Cybertechnologie ausgerüsteten Mitarbeitenden. Zum anderen sind diese oft gefordert, sich zu verrenken und unnatürliche Körperhaltungen einzunehmen, um bestimmte Details aufzunehmen. Die App auf dem Smartphone ist zwar weniger schick, funktioniert aber besser.

IV. Wo Remote Audits physischen Begutachtungen überlegen sind

Weder die Erstauditierung von Managementsystemen noch die Begutachtung kritischer Umgebungen ist rein digital gestattet, doch für Kreditgeber ersetzen Remote Audits nicht einfach physische Prüfungen, sondern bieten zusätzliche Mehrwerte. Neben der Kosten- und Zeitersparnis bestechen die neuen Verfahren vor allem durch ihre hohe Flexibilität. Finanzierer können sich jederzeit ein Bild von der Lage beim Kunden machen und dieses auch dokumentieren. Dabei steigt die Qualität der Dokumentation dank einer Vielzahl von Fotos und Videosequenzen sowie der Möglichkeit, physische Belege in Echtzeit per Screenshot in den Vorgang zu integrieren. Zusammen mit bewährten Verfahren wie der physischen, systemgestützten Bestandsprüfung im Outsourcing greifen Banken und Leasinggesellschaften so auf eine Vielzahl von Instrumenten zu, die dazu beitragen, Finanzierungsrisiken gut im Griff zu behalten.

PRAXISTIPPS

• Wählen Sie überschaubare Versuchsszenarien, um Erfahrungen mit Remote Audits zu sammeln, und setzen Sie sich möglichst rasch mit dem Thema auseinander. So gelingt es Ihnen, Optimierungspotenziale frühzeitig auszuschöpfen.
• Passen Sie die Technologie dem Einsatzzweck an: Für eine einfache Bestandsprüfung reicht eine App, die Objekte und Zustände mit Fotos erfasst. Komplexere Audits bedürfen des Video-Streamings.
• Achten Sie darauf, dass Sie Remote Audits manipulationssicher durchführen können.
• Remote Audits gelingen nur, wenn alle Beteiligte mit der Technologie zurechtkommen. Eine hohe Usability und einfach einzuführende Lösungen entscheiden über die Akzeptanz bei Kunden und Mitarbeitenden.