Interne Prüfung des Prozesses nach § 18 KWG
Simon van Bebber, Referent Kreditrevision, Revision der Sparkasse Mülheim an der Ruhr
Als wichtiger Baustein der Banken im Risikomanagement nehmen die Erwartungen der Bankenaufsicht und der Jahresabschlussprüfer an die Interne Revision zu. Über die Jahre hat sich der rechtliche Rahmen für diese Erwartungen stetig geändert.
Nach § 25a Abs. 1 KWG und den konkretisierenden MaRisk muss ein Institut über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation verfügen. Bestandteil dieser Organisation sind die internen Organisationsrichtlinien sowie im Speziellen die institutsspezifisch fixierten Offenlegungsregeln gem. § 18 KWG. Wobei § 18 KWG nur die groben Leitplanken der Offenlegungspflicht vor gibt und den Instituten eine detaillierte Regelung in den Organisationsrichtlinien überlässt.
SEMINARTIPPS
Prüfung §18/18a KWG-Prozesse: Neue (BauFi)Kreditwürdigkeitsanalyse, 20.05.2019, Frankfurt/M.
Kreditrisikosteuerung Aktuell, 23.09.2019, Frankfurt/M.
Schlanke § 18 KWG-Prozesse, 24.09.2019, Frankfurt/M.
Auf-/Ausbau hauseigener Verwertungsdatenbanken & Erlösquotensammlungen, 26.09.2019, Frankfurt/M.
Prüfung Frühwarnverfahren, 08.10.2019, Frankfurt/M.
Nach § 29 Abs. 1 Satz 2 KWG in Verbindung mit der Prüfungsberichtsverordnung (PrüfbV) ist die Prüfung und Dokumentation der Einhaltung der Offenlegungsvorschriften nach § 18 KWG und die institutsindividuelle Umsetzung der Vorgaben im Rahmen der Berichterstattung im Prüfungsbericht der Jahresabschlüsse durch die Jahresabschlussprüfer geregelt. Bei Verstößen gegen die Offenlegungsvorschriften kann die BaFin gegen die Geschäftsleiter u. a. eine Verwarnung aussprechen.
Die Interne Revision trägt durch fortlaufende Einzelengagement- und Prozessprüfungen dazu bei, das Risikomanagement eines Kreditinstitutes zu vervollständigen und die Einhaltung der gesetzlichen sowie internen Richtlinien zu gewährleisten. Sie trägt mit dafür Sorge, dass das Offenlegungsverfahren eines Institutes dazu geeignet ist, die Adressenausfallrisiken angemessen einzuschränken.
Zu den Aufgaben der Internen Revision gehört es daher, die Konformität der schriftlich fixierten Organisationsrichtlinien mit den bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben zu prüfen und zu beurteilen sowie dies für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren.
Im Verlauf einer Prozessprüfung ist eine Wertung darüber abzugeben, ob das intern geregelte Verfahren den Anforderungen eines dokumentierten Offenlegungsprozesses gerecht wird. Hierbei gilt es beispielsweise Zuständigkeiten, Ausnahme- und Erleichterungsregeln, ein funktionierendes Mahnverfahren ausstehender Bonitätsunterlagen bis hin zu einer dokumentierten Eingangs- und Auswertungshistorie der Unterlagen in die Verfahrens- und Systemprüfung des § 18-Prozesses mit einzubeziehen. Klären Sie Auffälligkeiten – z. B. eine Vielzahl offener Pflichtfälle – und Widersprüche frühzeitig im Prüfungsverlauf mit dem Fachbereich ab. Hinweise aus Einzelengagementprüfungen können bereits Anhaltspunkte auf einen fehlerhaften Prozess liefern.
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung sollten Projekte zum Digitalen Finanzbericht (DiFin) von Beginn an durch die Interne Revision begleitet werden. Dies vereinfacht spätere Prozessprüfungen und unterstützt die konforme Umsetzung der eigenen Organisationsrichtlinien im Kreditinstitut.
Bei einer Änderung des papierhaften in einen digitalen oder dualen Prozess sollte das interne Anweisungswesen auf Aktualität geprüft werden.
Die unterjährige Prüfung von Einzelfällen belegt im Ideal einen funktionierenden Prozess oder unterlegt Schwächen, die eine Funktions- und Systemprüfung – z. B. durch eine Massendaten-Analyse – aufzeigen, bzw. weist vorab auf diese Schwächen hin.
Hierzu sollten nicht ausschließlich Defizite und Zweifelsfälle zur Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse, sondern ebenfalls die „sauberen“ Engagements dokumentiert werden. Sinnvoll ist in allen Fällen eine EDV-gestützte und auswertbare Dokumentation von vorhandenen Unterlagen, Defiziten und noch zu klärenden Punkten.
PRAXISTIPPS
- Prüfen, beurteilen und dokumentieren Sie regelmäßig die internen Organisationsrichtlinien zur Offenlegung von wirtschaftlichen Verhältnissen auf die Aktualität zu bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben.
- Der institutsindividuelle § 18-Prozess sollte regelmäßig auf Einhaltung der Organisationsrichtlinien zu § 18 KWG geprüft und beurteilt werden. Auffälligkeiten und Widersprüche sollten durch die Interne Revision mit dem zuständigen Bereich geklärt werden.
- Begleiten Sie Projekte zur Einführung des Digitalen Finanzberichtes.
- Dokumentieren Sie im unterjährigen Prüfungsverlauf von Einzelengagementprüfungen EDV-gestützt und auswertbar, welche wirtschaftlichen Unterlagen vorlagen sowie erkannte Defizite oder noch offene Fragen.
Beitragsnummer: 1350