Thomas Maurer, Leiter Interne Revision, Münchner Bank eG

Ein Dauerbrenner für die Interne Revision

Das bankaufsichtliche Meldewesen hat sich über die Jahre zu einem sehr mächtigen Instrument der Bankenaufsicht zur Überwachung der Kreditinstitute entwickelt. Der Umfang der Meldepflichten und die fachlichen und technischen Vorgaben hierzu machen auch erfahrenen Mitarbeitern der Internen Revision immer wieder zu schaffen. Auch die Geschwindigkeit, mit der neue Meldeanforderungen hinzukommen, macht die Sache nicht einfacher. Die hohe Bedeutung, die die Aufsicht dem Meldewesen beimisst, zeigt sich auch in zunehmenden Sonderprüfungen zu diesem Thema. Vor diesem Hintergrund bleibt der Internen Revision nichts anderes übrig, als sich regelmäßig und fundiert mit diesem Prüffeld auseinanderzusetzen. Eine vollumfängliche Prüfung sämtlicher Meldepflichten im Rahmen einer einzigen Prüfung ist bei realistischer Betrachtung kaum durchführbar. Somit bietet es sich an, das Prüffeld Meldewesen an sich zwar jährlich in den Prüfungsplan aufzunehmen, die einzelnen Prüfungsschwerpunkte aber sollten von Jahr zu Jahr variieren, mit dem Ziel, innerhalb von drei Jahren alle Meldeanforderungen einmal geprüft zu haben. Dabei sollten auch bislang eher stiefmütterlich behandelte Meldepflichten, wie z. B. die Pflichten zur Meldung von Stammdaten und operationellen Daten zu Geldautomaten nach § 3 Bargeldprüfungsverordnung, nicht gänzlich unter den Tisch fallen. Auch die ungeliebten Meldepflichten nach AWG und AWV sollten im Prüfungsuniversum nicht fehlen.

Voraussetzung für einen unmittelbaren Einstieg in die Sachprüfung ist, dass ein stringenter Prozess für das Meldewesen im Haus vorhanden ist.  Dieser muss um konkrete Arbeitsrichtlinien ergänzt werden, in denen die Vorgehensweise sowie die Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt sind. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass es eine hauptverantwortliche Stelle im Haus gibt, die das gesamte Meldewesen im Blick hat und neue Anforderungen zeitnah in die Prozesse des Hauses überführt. Dieser Prozess ist durch die Interne Revision im Hinblick auf Effizienz, Vollständigkeit und Aktualität sowie auf Übereinstimmung mit den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben zu untersuchen.

Da die Qualität und Richtigkeit der abgegebenen Meldungen sehr stark von der Qualität der zu Grunde liegenden Daten abhängen, ist auch die Datenqualität im Institut generell bei der Prüfung zu beachten. Dies kann im Rahmen der Meldewesen-Prüfung naturgemäß im Hinblick auf die zur Verfügung stehende Prüfungszeit nicht auf Einzelfallbasis für jede Meldung geprüft werden. Vielmehr sollte sichergestellt werden, dass bei unterjährigen Prüfungen regelmäßig auch die Datenqualität und das Interne Kontrollsystem untersucht werden, um insgesamt eine valide Datenbasis zu gewährleisten.

Bei der Prüfung der einzelnen Meldepflichten sollten auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie mit betrachtet werden. So gibt es bei den Eigenmitteln Sonderregelungen hinsichtlich der Berücksichtigung von Rücklagenzuführungen oder Vorsorgereserven für den Fall, dass der Jahresabschluss auf Grund der Pandemie nicht durch die Hauptversammlung, sondern durch den Aufsichtsrat festgestellt wurde. Auch dürfen Haftungsfreistellungen für Corona-Hilfskredite, die weniger als 100 % der Darlehenssumme betragen, ebenfalls als Kreditrisikominderungstechniken angesetzt werden.

PRAXISTIPPS

• Stellen Sie das erforderliche Know-how in der Internen Revision durch eine frühzeitige Seminarplanung sicher.
• Prüfen Sie insbesondere den Prozess zum Meldewesen und die tatsächliche Funktionsfähigkeit des IKS.
• Achten Sie auf eine fachlich gleichwertige Vertretungsregelung.
• Prüfen Sie auch die Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität und den Prozess der Datenaufbereitung für das Meldewesen.
• Plausibilisieren Sie von den Rechenzentralen angelieferte Daten zum Meldewesen anhand anderer Datenquellen, z. B. Bilanzstatistik, Tagesbilanz, Kapitalplanung.
• Stimmen Sie die Meldedaten mit vorhandenen internen Reports laufend ab.
• Achten Sie darauf, dass die Revision über alle relevanten geschäftspolitischen und strategischen Entscheidungen zeitnah informiert wird, um eventuelle Auswirkungen im Meldewesen beurteilen zu können.