Remote Audits!

Ralf Barsch, Inhaber und Senior Berater, Advanced Audit Solutions

1. Worum geht es?

Erinnern wir uns kurz an den Verlauf der Corona-Epidemie in Deutschland mit Beginn im Februar 2020:

11.02.: Die WHO nennt die neuartige Lungenerkrankung Covid-19. Das Virus erhält den Namen Sars-CoV-2.  

27./28.02.: Der neu eingerichtete Krisenstab der Bundesregierung tagt zum ersten Mal. 

02.03.: Einige Bundesländer melden die ersten Fälle. Es gibt Infektionen in rund 60 Ländern.
04.03.: Die Leipziger Buchmesse wird abgesagt. Tausende weitere Veranstaltungen werden in den folgenden Tagen und Wochen ebenfalls gestrichen oder verschoben.
06.03.: In Deutschland kommt es zunehmend zu Hamsterkäufen. 

11.03.: Die WHO ruft eine Pandemie aus. Kanzlerin Angela Merkel warnt vor einer Überlastung des Gesundheitssystems.

18.03.: In einer Fernsehansprache spricht Bundeskanzlerin Angela Merkel von einer Herausforderung von "historischem Ausmaß". Sie mahnt Solidarität und Disziplin im Kampf gegen das Coronavirus an. Soziale Kontakte müssten minimiert werden. Die EU verhängt einen Einreisestopp. Fast zeitgleich startet das Auswärtige Amt eine Rückholaktion für mehr als 160.000 deutsche Urlauber aus dem Ausland.
22.03.: Bund und Länder einigen sich auf strenge Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen. Millionen Deutsche können nicht mehr arbeiten oder arbeiten im Homeoffice. Etwas später wird man von einem sogenannten „Lock-Down“ sprechen, dem bewussten Herunterfahren wichtiger persönlicher, gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Lebensbereiche.

SEMINARTIPPS

(Pool-)Audits bei Rechenzentren & anderen Mehrmandantendienstleistern, 20.10.2020, Frankfurt/M.

Umgang mit (un)wesentlichen IT-Risiken im OpRisk, 09.11.2020, Würzburg.

Berechtigungsmanagement Markt: Rechte & Vergabeprozesse, 11.11.2020, Würzburg.

Wirtschaftlichkeitsprüfungen durch die Interne Revision, 02.12.2020, Frankfurt/M.

Projektbegleitung & Projektprüfung durch die Interne Revision, 03.12.2020, Frankfurt/M.

2. Home-Office – Die neue „Normalität“!

Sie kennen die Situation: Sie laden zum Prüfungsbeginn Ihre geprüften Bereiche zu sog. Eröffnungsgesprächen bzw. Kick-off-Gesprächen ein. Zwischengespräche und schließlich Schlussbesprechungen komplettieren die wesentlichen prüfungsbezogenen Kommunikationsanlässe. All diese wichtigen Bestandteile erfolgreicher Prüfungen konnten in der Corona-Krise plötzlich nicht mehr im gewohnten persönlichen Rahmen stattfinden.

Hinzu kommt, dass für viele Führungskräfte und Mitarbeiter in Banken „Work from Home“ nicht die Regel, sondern eher die Ausnahme darstellte. Nicht nur Revisoren waren gewohnt, ihren geprüften Geschäftspartnern im Büro persönlich mit entsprechenden Unterlagen in der Hand gegenüberzutreten. Nichts von dem war plötzlich mehr möglich.

Erstaunlicherweise haben sich sehr viele Betroffene schnell in die neue Arbeitssituation eingefügt und ihr sogar positives abgewinnen können, insbesondere deutlich weniger Reisezeiten. Manche berichten auch von höherer Motivation und Konzentration am neuen Arbeitsplatz zu Hause.

3. Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Home-Office

In dieser Zeit haben sich eine ganze Reihe sogenannter Erfolgsfaktoren für ein Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden herausgestellt. Die wichtigsten sind zweifelsohne:

Persönlicher, ungestörter, separater Arbeitsbereich

Es ist selbsterklärend, dass Störfaktoren möglichst auszuschließen sind, um die Konzentration und Arbeitsleistung des Betroffenen nicht zu beeinträchtigen. Hierzu gehören ergonomisch gesundheitsfördernde Sitz- und Arbeitsmöbel genauso wie die Möglichkeit mehrere Stunden am Stück ungestört von Familie, Freunden, etc. arbeiten zu können. Letzteres wird durch separat gelegene und idealerweise abschließbare Räumlichkeiten begünstigt.

Technische Ausstattung

Hierzu gehören neben der Grundausstattung eines PC inklusive ergonomischer Tastatur, Bildschirmgröße (Bildschirmdiagonale zwischen 22 und 24 Zoll) auch eine angemessene I-Net-Verbindung und entsprechende IT-Tools zur erfolgreichen Durchführung sogenannter virtueller Web-Konferenzen bzw. Telefonate mit Mitarbeitern und Kollegen. Aktuell scheinen sich einige Anbieter am Markt durchzusetzen (u. a. MS Teams, Cisco Webex, etc.). Ergänzend wird noch auf eine ausreichende Beleuchtungsstärke des Arbeitsplatzes (zwischen 400 und 600 Lux) hingewiesen.

Persönliche Arbeitsmethodik

Hierzu gehört zum einen die Fähigkeit, „on-off“ zu gehen, d. h. eigenverantwortlich bewusst in den Arbeitsmodus zu schalten und genauso wieder bewusst – nach Qualität in acht Stunden – wieder andere Bereiche in seinem Leben zuzulassen (Familie, Freizeit, Freunde, etc.). Zum anderen zeichnet erfolgreiche Home-Worker auch aus, dass sie ihren Arbeitstag mit klarer Aufgaben-Ziel-Planung beginnen: Was steht heute an? Was will/muss ich erreichen? Mit wem muss ich telefonieren?, etc.

Neben den oben aufgeführten generellen Erfolgsfaktoren gibt es auch eine Reihe revisionsspezifischer Punkte, die es zu beachten gilt. Hierzu gehört zuallererst eine sehr gute Prüfungsvorbereitung. Wenn es vor der Corona-Pandemie wichtig war, sich im Rahmen der Prüfungsvorbereitung mit dem Prüfungsprogramm sehr detailliert auseinanderzusetzen ist es nun sehr wichtig! Idealerweise stellen Sie Ihre Prüfungsfragen/-themen Ihren Ansprechpartnern in den Fachbereichen zum Prüfungsbeginn schriftlich zur Verfügung und besprechen anschließend – via Web-Konferenz – die erhaltenen Antworten bzw. Feststellungen (inklusive Prüfungsnachweise!).

Die Prüfungsdurchführung ist deutlich digitaler als bisher. Die Möglichkeiten zum Ausdruck von Prüfungsunterlagen im Home-Office werden in vielen Unternehmen mit Blick auf den Schutzbedarf bzw. die Kritikalität der Dokumente unterbunden. Nach kurzer Eingewöhnung berichten die Betroffenen, dass es mitunter sehr von Vorteil ist, keine Berge Papier mehr auszudrucken, sondern eigene Prüfungsanmerkungen direkt elektronisch im Dokument vorzunehmen.

Mit den digitalen Rahmenbedingungen steigen auch die generellen Anforderungen an die persönliche Disziplin und Konzentration der Betroffenen. Digitale Konferenzen lassen in der Regel keinen Platz für übertrieben langen „Small Talk“, alle Beteiligten wollen ihre Themen ergebnisorientiert darstellen um anschließend „zurück“ an die eigene Arbeit zu gehen.

4. Fazit

Plötzlich geht es – Viele Revisorinnen und Revisoren arbeiten „remote“ von zu Hause aus! Unter Beachtung einiger wichtiger Rahmenbedingungen kann dies zukünftig ggf. ein „Standortvorteil“ für die Zunft der Prüfer sein; (stressige) Reisezeiten können minimiert und damit verbundene Kostenblöcke in den Instituten reduziert werden!

Und ganz nebenbei bauen die Betroffenen einen ganz wesentlichen Bereich ihrer persönlich-fachlichen Kompetenzen aus: Digital Working!

PRAXISTIPPS: 

• Achten Sie in Ihrem persönlichen Arbeitsumfeld auf eine ergonomisch-ermüdungsfreie Raum- und Büroausstattung. Teilweise unterstützen die Unternehmen hierbei ihre Mitarbeiter.
• Planen Sie Ihre Arbeitstage und bereiten sich sehr gut auf die anstehenden Web-Konferenzen und Telefonate vor. Sowohl Sie als auch Ihre Gesprächspartner profitieren hiervon.
• Kommunizieren Sie klar Ihr Prüfungsprogramm und die damit verbundenen Prüfungsziele und Erwartungshaltungen an die geprüften Einheiten.
• Achten Sie auf sich: Im häuslichen Arbeitsumfeld sind Sie für sich und die Abgrenzung zu Ihrer Arbeit selbst verantwortlich!